FAQ

Quelle est la durée de conservation des documents liés à mon activité ?

Documents civils et commerciaux

Type de documentDurée de conservationTexte de référence
Contrat conclu dans le cadre d’une relation commerciale5 ansart. L.110-4 du code de commerce
Garantie pour les biens ou services fournis au consommateur2 ansart. L.137-2 du code de la consommation
Contrat conclu par voie électronique (à partir de 120 €)10 ans à partir de la livraison ou de la prestationart. L.134-2 du code de la consommation
Contrat d’acquisition ou de cession de biens immobiliers et fonciers30 ansart. 2227 du code civil
Correspondance commerciale5 ansart. L.110-4 du code de commerce
Document bancaire (talon de chèque, relevé bancaire…)5 ansart. L.110-4 du code de commerce
Document de transport de marchandises5 ansart. L.110-4 du code de commerce

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Pièces comptables

Type de documentDurée de conservationTexte de référence
Livre et registre comptables(livre journal, grand livre, livre d’inventaire…)10 ans à partir de la clôture de l’exerciceart. L.123-22 du code de commerce
Pièce justificative : bon de commande, bon de livraison ou de réception, facture client et fournisseur…10 ans à partir de la clôture de l’exerciceart. L.123-22 du code de commerce

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Documents fiscaux

Type d’impôtDurée de conservationTexte de référence
Impôt sur le revenu et sur les sociétés3 ans à partir de l’année d’imposition (par ex., les éléments concernant les revenus de 2010, déclarés en 2011, doivent être conservés jusqu’à la fin 2013)art. L.169 du livre des procédures fiscales
Bénéfices industriels et commerciaux (BIC), bénéfices non commerciaux (BNC) et bénéfices agricoles (BA) en régime réel (adhérent d’un organisme de gestion agréé)2 ans à partir de l’année d’imposition (par ex., les éléments concernant les revenus de 2010, déclarés en 2011, doivent être conservés jusqu’à la fin 2012)art. L.169 du livre des procédures fiscales
Impôts sur les sociétés pour l’EIRL, des sociétés à responsabilité limitée (exploitations agricoles, sociétés d’exercice libéral dont l’associé est une personne physique)
(adhérent d’un organisme de gestion agréé)
2 ans à partir de l’année d’imposition (par ex., les éléments concernant les revenus de 2010, déclarés en 2011, doivent être conservés jusqu’à la fin 2012)art. L.169 du livre des procédures fiscales
Impôts directs locaux
(taxes foncières, contribution à l’audiovisuel public)
1 an à partir de l’année d’imposition (par ex., les éléments concernant la taxe foncière due pour 2010, payée en 2011, doivent être conservés jusqu’à la fin 2011)art. L.173 du livre des procédures fiscales
Cotisation foncière des entreprises (CFE) et cotisation sur la valeur ajoutée des entreprises (CVAE)3 ans à partir de l’année d’imposition (par ex., les éléments concernant les cotisations dues pour 2010, déclarés en 2011, doivent être conservés jusqu’à la fin 2013)art. L.174 du livre des procédures fiscales
Taxes sur le chiffre d’affaires (TVA et taxes assimilées, impôt sur les spectacles, taxe sur les conventions d’assurance…)3 ans à partir de l’année d’imposition (par ex., les éléments concernant les taxes dues pour 2010 doivent être conservés jusqu’à la fin 2013)art. L.176 du livre des procédures fiscales

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Documents juridiques (société commerciale)

Type de documentDurée de conservationTexte de référence
Statuts d’une société, d’un GIE ou d’une association (le cas échéant, pièce modificative de statuts)5 ans à partir de la perte de personnalité morale (ou radiation du RCS)art. 2224 du code civil
Comptes annuels (bilan, compte de résultat, annexe)10 ans à partir de la clôture de l’exerciceart. L.123-22 du code de commerce
Traité de fusion et autre acte lié au fonctionnement de la société (+ documents de la société absorbée)5 ansart. 2224 du code civil
Registre de titres nominatifs. Registre des mouvements de titres. Ordre de mouvement. Registre des procès-verbaux d’assemblées et de conseils d’administration.5 ans à partir de la fin de leur utilisationart. 2224 du code civil
Feuille de présence et pouvoirs. Rapports du gérant ou du conseil d’administration.
Rapports des commissaires aux comptes (rapport sur les comptes annuels et rapport sur les conventions réglementées)
3 derniers exercicesart. L.225-117 du code de commerce

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Gestion du personnel

Type de documentDurée de conservationTexte de référence
Bulletin de paie (double papier ou sous forme électronique)5 ansart. L.3243-4 du code du travail
Registre unique du personnel5 ans à partir du départ du salariéart. R.1221-26 du code du travail
Document concernant les salaires, primes, indemnités et soldes de tout compte5 ansart. 2224 du code civil
Document relatif aux charges sociales et à la taxe sur les salaires3 ansart. L.244-3 du code de la sécurité sociale et art. L.169 A du livre des procédures fiscales
Comptabilisation des jours de travail des salariés sous convention de forfait3 ansart. D.3171-16 du code du travail
Comptabilisation des horaires des salariés, des heures d’astreinte et de leur compensation1 anart. D.3171-16 du code du travail
Observation ou mise en demeure de l’inspection du travail. Vérification et contrôle au titre de l’hygiène, de la sécurité et des conditions de travail (CHSCT). Déclaration d’accident du travail auprès de la caisse primaire d’assurance maladie5 ansart. D.4711-3 du code du travail

N’hésitez pas à revenir vers nous, nous restons à votre disposition pour vous éclairer et vous apporter tout le conseil dont vous pourriez avoir besoin tout au long de votre activité.

Puis-je faire en fin/en cours d’année des cadeaux à mes employés ?

Les cadeaux offerts aux salariés par l’employeur sont autorisés mais obéissent à certaines règles en matière sociale et fiscale.

S’ils sont remis à l’occasion d’un évènement particulier et dans la limite de 5% du plafond mensuel de la sécurité sociale par évènement (soit 152 € en 2012), la valeur du cadeau, déductible du résultat de votre entreprise, est exonérée de cotisations sociales (salariales et patronales) et d’impôt sur le revenu pour le salarié.

La liste des évènements particuliers est limitativement définie :

  • la naissance,
  • le mariage,
  • la retraite,
  • la fête des mères et des pères,
  • la Sainte Catherine et la Saint Nicolas,
  • Noël du salarié et Noël des enfants (enfants jusqu’à 16 ans révolus dans l’année civile),
  • la rentrée scolaire pour les salariés ayant des enfants jusqu’à 19 ans révolus dans l’année civile.

Le seuil de 5% a été aménagé pour les évènements suivants :

  • Noël : il est de 5% par enfant et de 5% pour le salarié
  • Rentrée scolaire : il est de 5% par enfant

Si ces règles (plafond et évènement) ne sont pas respectées, les valeurs données en cadeau seront alors considérées comme un avantage en nature et seront soumises à cotisations sociales et impôt sur le revenu.

Les cadeaux pour les clients sont-ils déductibles 
du résultat fiscal de l’entreprise ?

Les cadeaux aux clients sont autorisés et sont déductibles du résultat fiscal de votre entreprise, servant de base à l’impôt qui est à payer annuellement, sauf abus.

Cependant, la TVA n’est déductible que pour les cadeaux de faible valeur offerts par an et par client (65 € TTC en 2012).

Comment refacturer au client les frais engagés pour son compte (avec ou sans TVA) ?

Les remboursements de frais demandés aux clients sont considérés comme un complément du prix de base. De ce fait, ils sont à comprendre dans la base d’imposition à la TVA (article 267-I-2° du Code Général des Impôts), au même taux que le prix de base de l’opération à laquelle ils se rattachent.
Sont par exemple considérés comme des remboursements de frais les frais de déplacements (billets de train ou d’avion, les nuits d’hôtels, les notes de restaurant, etc.) engagés au cours d’une mission ou d’un travail effectué pour le client concerné.

Pour ces frais, vous devez alors les intégrer sur votre facture dans la base HT, imposable à la TVA.

Je suis chef d’entreprise, quels sont les frais de repas que je peux me faire rembourser ?

Les règles différent selon que l’activité est exercée à titre individuel (BIC/BNC) ou en société.

En outre, il convient de distinguer :

  • Les repas d’affaires
  • Les frais de repas pris sur le lieu du travail

Attention ! seules les règles générales sont rappelées ici. Il existe des règles particulières de défraiement des dirigeants selon les dépenses supportées dans l’exercice de leur fonction. N’hésitez pas à nous solliciter pour une réponse au cas par cas.

Pour les exploitants individuels (BIC ou BNC)

Les repas d’affaires font partie des charges déductibles du résultat lorsqu’ils sont justifiés et sont dans un rapport normal avec l’activité.

Ces dépenses peuvent donc être prises en charges par l’entreprise (et remboursées au chef d’entreprise s’il a avancé le paiement de la note de restaurant).

Il est également possible de déduire du résultat les frais de repas pris sur le lieu du travail mais dans certaines limites. Ces dépenses sont déductibles lorsque la distance entre ce lieu et le domicile est trop importante. N’est, en pratique, admise en déduction, que la fraction du prix du repas comprise entre le montant forfaitaire représentatif du repas pris à domicile (4,45 € pour 2012) et le seuil au-delà duquel la dépense est considérée comme exagérée (17,40 € pour 2012). Autrement dit, n’est déductible, pour 2012, qu’un montant de 12,95 €.

Il est donc possible de prévoir le remboursement du chef d’entreprise sur cette base pour tous les repas passés dans l’entreprise.

N’oubliez pas de mentionner sur la facture la liste de vos invités

Pour les dirigeants de sociétés (président de SA, gérant de SARL, etc.)

Les repas d’affaires suivent les mêmes règles que pour les exploitants individuels (voir ci-dessus).

En ce qui concerne les repas quotidiens pris sur le lieu du travail, les dirigeants ne pouvant bénéficier des titres-restaurants comme les salariés, ils pourraient être tentés de se faire rembourser les prix des repas déboursés. Cette règle n’est pas prévue dans les sociétés.

Puis-je rembourser les notes de restaurant à mon salarié ?

Attention ! Seules les règles générales sont rappelées ici. Il existe des règles particulières de remboursement de frais de repas ou de versement d’indemnités aux salariés. N’hésitez pas à revenir vers nous pour une réponse au cas par cas.

Les repas d’affaires (notes de restaurant)

Les frais de restaurant (repas d’affaires) peuvent être remboursés au salarié sans être considérés comme un avantage en nature (c’est-à-dire un complément de rémunération) sous certaines conditions.

Pour exclure ces frais de l’assiette des cotisations sociales, ils doivent avoir un caractère exceptionnel.

Est considéré comme non abusif le fait de rembourser un repas par semaine ou 5 repas par mois, dès lors que peuvent être justifiés la réalité de repas pris, la qualité des personnes ayant participé et du montant de la dépense.

Au-delà, les repas sont considérés comme avantage en nature et sont soumis à cotisations sociales.

Les repas pris en déplacement

Lorsque le salarié est en déplacement professionnel et empêché de regagner sa résidence ou lieu habituel de travail, vous pouvez :

  • Soit lui verser une indemnité forfaitaire destinée à compenser les dépenses de repas,
  • Soit lui rembourser les dépenses de repas au réel sur justificatif.

Ces montants sont exonérés de charges sociales s’ils ne dépassent pas un montant fixé chaque année (17,40 € en 2012).

Qu’est-ce qu’une immobilisation ?

En pratique, une immobilisation est un bien acheté par l’entreprise (ou produit) destiné à servir de façon durable à l’activité de l’entreprise (au-delà de la durée de l’exercice comptable).

Une immobilisation se distingue des charges. Ces biens ne seront pas enregistrés directement en charges de l’exercice l’année de leur acquisition mais sont inscrits à l’actif de l’entreprise.

On considère que ces biens ont une durée de vie limitée et qu’ils s’usent avec le temps. Dans ce cas, on constate chaque année un amortissement correspondant à la perte de valeur de l’année. Cet amortissement est enregistré en charges de l’exercice.

Exemples d’immobilisations : ordinateurs, photocopieurs, machines/outils, mobilier, etc.

A noter toutefois que l’administration fiscale autorise à enregistrer directement en charges de l’exercice des biens répondant pourtant à la définition d’une immobilisation mais dont la valeur est considérée comme faible (inférieure à 500 € HT). Ces biens ne sont donc pas inscrits à l’actif du bilan ni amortis.

C’est ainsi par exemple que certains micro-ordinateurs peuvent être enregistrés directement en charges de l’exercice.

Quelles sont les mentions obligatoires sur les factures ?

Un certain nombre de mentions doivent obligatoirement figurer sur vos factures :

  • Nom ou raison sociale de votre entreprise, adresse, numéro individuel d’identification à la TVA.
    Si vous êtes en société, vous devez également indiquer le numéro d’immatriculation au RCS (Siret) suivi de la ville où se trouve le greffe où elle est immatriculée, forme juridique de la société, montant du capital social.
  • Nom et adresse du client.
    En cas d’échange intracommunautaire, indiquer également le numéro d’identification à la TVA de votre client.
  • Mention du terme « facture » ou « avoir » en cas d’annulation d’une vente.
  • Date de la facture.
  • Numéro chronologique et unique de la facture.
    Nous vous rappelons qu’il est impératif de mettre en place un système de numérotation unique, chronologique et non modifiable de vos factures. A défaut d’un système suffisamment fiable permettant de garantir l’exhaustivité du chiffre d’affaires, l’administration fiscale pourrait notamment rejeter votre comptabilité, ce qui n’est pas sans conséquence.
  • Dénomination et quantité des produits et/ou services.
  • Prix et TVA applicables : prix unitaire et montant total HT, mention des rabais, remises ristournes accordées, le taux de TVA, le montant de la TVA, mention de l’option exercée en matière de TVA (débits), le prix TTC.
  • Date prévue du règlement et pénalités en cas de retard.
  • Conditions d’escompte en cas de paiement anticipé.

Remarques :
Le non-respect de la réglementation peut faire l’objet de sanctions fiscales. Chaque mention obligatoire manquante ou inexacte peut faire l’objet d’une amende de 15 € par facture non conforme.
En cas de vente sans facture ou de facturation d’opérations fictives, votre entreprise encourt une amende égale à 50 % du montant de la transaction.